Einfacheres Arbeiten – Moderne Prozesse

28 Mai 2021
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Jeder Veränderung wohnt ein Zauber inne, der uns hilft zu überleben

Wir leben in einer Welt des ständigen Wandels – Globalisierung, Automatisierung, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen verändern die Branchen rasant. Das Tempo der Arbeit und des Informationsaustauschs ist schneller als je zuvor.

Auch Augenoptiker müssen sich nicht nur an diesen Wandel anpassen, sondern ihn auch als Chance nutzen. Markt- und Kundenanforderungen sind sehr hoch und wünschen sich eine schnelle Umsetzung.

Diese Herausforderung kann nur durch agiles Handeln bewältigt werden.

Während es unterschiedliche Definitionen von „Agilität“ gibt, definieren die meisten es folgendermaßen: Die Fähigkeit, sich selbst zu erneuern, sich anzupassen und sich schnell verändern zu können.

Sehr oft kann jedoch Agilität und Stabilität nicht unter einen Hut gebracht werden.

 In der Tat erfordert agiles Handeln ein gewisses Maß an Stabilität. Agil zu werden bedeutet jedoch nicht, dass Sie alle Strukturen und Prozesse, die Sie sich hart aufgebaut und weiter verfeinert haben, über Bord zu werfen!

Ihre Organisation braucht, ist ein höheres Maß an Flexibilität in jeder Phase. Von der Idee bis zur Ausführung.

In einem agilen Augenoptikergeschäft gibt es Prozesse und Strukturen, die für Stabilität und Konsistenz sorgen. Gleichzeitig aber die Geschwindigkeit und Flexibilität erlauben, um sich „voll und ganz“ für den Kunden da zu sein.

Um Ihre Organisation so umzugestalten, dass sie agiler wird, sollten Sie sich auf folgende Schlüsselbereiche konzentrieren:

Menschen – Strukturen – Digitales – Prozesse – Change

1. Menschen: Rekrutieren Sie ein flexibles, dynamisches Team

Wenn die Steigerung der organisatorischen Agilität Ihr Ziel ist, ist das Personalmanagement ein guter Ausgangspunkt.

Einfach ausgedrückt: Die meisten Stellenausschreibungen und traditionellen Einstellungskriterien unterstützen keine agile Arbeitsweise. Warum? Weil sie für die Einstellung spezifischer, enger Qualifikationen optimiert sind. Dadurch bekommt man zwar in einem Bereich optimal ausgebildete Mitarbeiter, Schnittstellen und praktische Lösungsfinder können dabei schnell durchs Raster fallen.

Ein Einstellungsstil, der zur Steigerung der Agilität beiträgt, verzichtet auf eine Kompetenz-Checkliste und sucht stattdessen nach Kandidaten, die kreativ, kollaborativ und neugierig sind – und sich nicht so leicht in eine Schublade stecken lassen.

Mit diesem Ansatz bauen Unternehmen ein flexibles, dynamisches Team auf, das sich schnell verändern kann, wenn sich die Arbeit oder die Fachkräfte ändern.

2. Struktur: Ein Rahmen für fundierte Entscheidungen

Ein gängiger Ansatz hinzu einer flexibleren Arbeitsweise: Entfernen Sie Komplexität, die das Unternehmen ausbremsen, und befähigen Sie die Mitarbeiter – auf allen Ebenen – fundierte Entscheidungen zu treffen.

Traditionell bestand die Aufgabe eines Store-Managers darin, festzulegen, was zu tun ist. Mitarbeiter entsprechend einzusetzen und dann sicherzustellen, dass die Anweisungen befolgt werden. Ein Mitarbeiter in einer agilen Organisation hingegen kommuniziert klar die gemeinsamen Ziele und Messgrößen und ermutigt dann die Teammitglieder – insbesondere diejenigen, die an der vordersten Front beim Kunden stehen -, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, was wie getan werden muss, und regelmäßig nach Verbesserungen zu suchen.

Dieser Ansatz beseitigt die Hierarchie, die normalerweise eine Entscheidungen ausbremsen. Dies ist jedoch nur dann effektiv, wenn es einen Prozess gibt, der sicherstellt, dass die richtigen Informationen für diejenigen mit Entscheidungsbefugnis sichtbar sind – und, was besonders wichtig ist, einen Weg, um Fortschritte und Erkenntnisse an die Storemanager weiterzugeben.

3. Der „Sofort-Digital“-Ansatz

Die erste Möglichkeit, das Beste aus Ihrer digitalen Transformation zu machen, ist der „Sofort-Digital“-Ansatz. Diese Idee zielt darauf ab, alle Geschäftsabläufe auf digitale Systeme umzustellen, anstatt sie einzeln über einen Zeitraum von Monaten oder Jahren umzustellen.

Wenn Sie beispielsweise Ihr Lager-Liefersystem in einen digitalen Prozess umwandeln, der Store-Manager der die Zahlungen abwickelt, immer noch mit manuellen, papierbasierten Rechnungen arbeitet, werden die Effizienzgewinne für den Geschäftsbetrieb nur teilweise realisiert. Wenn Sie alle Elemente auf einmal umstellen, können einfache Integrationen in jeder Phase vorgenommen werden, um viele weitere Schritte zu automatisieren.

Die vollständige Integration bietet eine bessere Übersicht über Systeme und Prozesse und reduziert das Fehlerrisiko – Erkenntnisse, die schwerer zu erkennen sind, wenn die Technologien im gesamten Unternehmen nicht miteinander verbunden sind. Außerdem können intelligente Softwarelösungen und Algorithmen die Zeit reduzieren, die für die manuelle Durchsicht von Daten benötigt werden. Mit diesem Ansatz können Optiker schneller größere Effizienz zu schaffen und zu den digital-nativen Unternehmen aufzuschließen.

4. Flexible Prozesse etablieren

Start-ups haben den Ruf, agil zu sein, aber sie leiden oft unter Wachstumsschmerzen, wenn ein Mangel an Prozessen zu chaotischen Arbeitsabläufen und mangelnder Verantwortlichkeit führt. Große, etablierte Unternehmen befinden sich oft am anderen Ende des Spektrums – sie verfügen über Strukturen und Prozesse, haben aber Schwierigkeiten, flexibel genug zu sein, um sich schnell an Kunden- und Marktanforderungen anzupassen.

Um Agilität zu meistern, müssen Augenoptiker über Kernprozesse und Systeme verfügen, die unter anderem den freien Informationsfluss, die Zusammenarbeit, die Verantwortlichkeit und die schnelle Entscheidungsfindung unterstützen.

Sie sollten auch eine Kultur der Zusammenarbeit und des Lernens fördern. Das Etablieren einer Fehlerkultur fördert das Vertrauen in der Zusammenarbeit immens.

5. Nutze die Kraft des Change Managements

Veränderungen erfordert immer Arbeit, und bei digitalen Transformationen ist das nicht anders. Es ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, sowohl Mitarbeiter als auch Kunden einzubinden und über die mit dem Projekt verbundenen Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Die Mitarbeiter des Augenoptikers sind diejenigen, die täglich mit den Änderungen konfrontiert werden, daher ist ihre Beteiligung unerlässlich. Klare Kommunikation und eine starke Führung tragen dazu bei, dass der Prozess der Übernahme neuer Arbeitsweisen durch die Mitarbeiter reibungslos verläuft. Unternehmen sollten nach digitalen und zukunftsweisenden Integrationswerkzeugen Ausschau halten, die ihre bestehenden Infrastrukturen unterstützen, um die Auswirkungen neuer Entwicklungswerkzeuge und -prozesse zu reduzieren.

Alle Änderungen an den Kundenprozessen müssen außerdem im Voraus geplant und kommuniziert werden, um Störungen und das Risiko verärgerter Kunden zu minimieren. Indem Sie den Transformationsprozess den digitalen Experten von Umami View überlassen, kann sich Ihr Unternehmen auf die menschlichen Elemente der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit konzentrieren!

Fazit

Eine moderne technologische Plattform wie sie Umami View darstellt ist nur wichtiger Baustein. Genauso wichtig ist es, neue und passende Prozesse für sein Optikerladen zu etablieren und diese Veränderungen, welche mit dem „Schmerz“ verbunden sind, mit genug Empathie zu begegnen.

Wer diese Punkte im Kopf hat, kann jedoch sehr schnell täglich tolle Veränderungen sehen und Arbeitserleichterung sind an der Tagesordnung!

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