E-Rechnung 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Mit dem Start ins Jahr 2025 steht eine bedeutende Änderung im deutschen Rechnungswesen bevor: Die E-Rechnung wird zur Pflicht für alle B2B-Unternehmen, die inländische steuerpflichtige Leistungen erbringen. Umami View bietet speziell für Augenoptiker eine integrierte E-Rechnungslösung.

Für Augenoptiker und Unternehmen in der Augenoptikbranche ist die Einführung der E-Rechnung ein bedeutender Schritt zur digitalen Rechnungsstellung. Diese Entwicklung markiert einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und soll die Rechnungsstellung vereinfachen und beschleunigen. Doch was genau bedeutet das für Unternehmen, und wie können sie sich auf die Umstellung vorbereiten?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die den gesetzlichen Vorgaben der EU und des deutschen Steuerrechts entspricht. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Datei oder Papierrechnung enthält die E-Rechnung strukturierte Daten, die maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Zu den anerkannten Formaten gehört beispielsweise die XRechnung. Diese Formate stellen sicher, dass alle Rechnungsinformationen elektronisch verarbeitet werden können, was letztlich manuelle Arbeitsschritte minimiert und Fehler reduziert.

Achtung: Ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird, zählt nicht als E-Rechnung, wenn es keine eingebetteten, maschinenlesbaren Daten enthält.

Die wichtigsten Änderungen ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format zu versenden. Diese Vorschrift gilt für alle steuerpflichtigen Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl Rechnungen im E-Rechnungsformat empfangen als auch selbst verschicken können. Es wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Es gibt jedoch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Dateien versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Unter bestimmten Bedingungen gilt diese Ausnahme sogar bis Ende 2027. Ab 2028 sind dann die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze einzuhalten. Die Einzelheiten über die zukünftige Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag können Sie dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2024 entnehmen.

Warum jetzt handeln?

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, da die Umstellung auf die E-Rechnung nicht nur technische Anpassungen erfordert, sondern auch Prozesse in der Buchhaltung betreffen wird. Besonders wichtig ist die Archivierung der Rechnungen, die gemäß den GoBD-Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) für eine bestimmte Zeit sicher und nachvollziehbar gespeichert werden müssen.

Neben den rechtlichen Anforderungen bietet die E-Rechnung auch praktische Vorteile: Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung spart Zeit und reduziert Fehler. Durch die Einführung der E-Rechnung können Unternehmen Routineaufgaben effizienter gestalten und sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Überprüfen Sie Ihre Software: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Mit branchenspezifischen Optiker-Apps wie Umami View können Augenoptiker sicherstellen, dass sie die neuen Anforderungen an die E-Rechnung problemlos erfüllen.
Schulen Sie Ihr Team: Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden über die neuen Anforderungen informiert sind und wissen, wie sie E-Rechnungen korrekt erstellen, empfangen und archivieren können.
Archivierung anpassen: Prüfen Sie, ob Ihre Systeme den GoBD-konformen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung entsprechen, um mögliche Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Beratung in Anspruch nehmen: Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister oder Steuerberater über die notwendigen Anpassungen. Viele Experten empfehlen, bereits jetzt mit der Umstellung zu beginnen, um Engpässe kurz vor dem Stichtag zu vermeiden.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 markiert einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung der Unternehmensprozesse. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, ihre internen Abläufe zu modernisieren und von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren. Umami View unterstützt Unternehmen bei diesem Übergang, indem es eine einfache und effiziente Lösung zur Ausstellung von E-Rechnungen bietet, die zudem GoBD-konform gespeichert werden. Mit Umami View an ihrer Seite können Unternehmen sicherstellen, dass sie frühzeitig vorbereitet sind und den Übergang reibungslos gestalten, um potenzielle Verzögerungen und rechtliche Risiken zu vermeiden.